By: Lathifah
Inten Mahardika*
3 Maret 2018, hujan rintik yang mengiringi pagi itu tidak meluluhkan semangat 30 peserta yang
berkumpul di Ruang Rapat Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, Kupang-Surabaya.
Beberapa berasal dari petugas perpus Surabaya, ada juga dari Pusat Studi
Literasi Unesa, HIMAPAUD, tokoh sejarawan, dan tentu perwakilan dari FLP
Surabaya. Dengan usia separuh baya mereka tetap serius membaca tiap lembar
fotocopian yang diberikan petugas. Sebelas halaman yang berisi profil dan
program kerja Dinas Perpustakaan (Dispus) Kota Surabaya menjadi poin utama yang
akan dibahas pada pertemuan kali ini.
Diskusi yang
dipimpin langsung oleh Wiwiek Widayati, Kepala Dinas Perpustakaan (Dispus)
Surabaya tidak lain untuk membahas Forum Komunikasi Perangkat Daerah dalam
rangka Penyusunan Awal Rencana Kerja pada tahun 2019 nanti. Menurutnya forum
ini sangat penting guna menunjang Surabaya sebagai kota Literasi. “Bu Risma kan
sudah menjadikan Surabaya sebagai Kota Literasi, harusnya ada upaya-upaya yang
tercermin di Proker kita (Dispus, Red) per tahunnya.” Jelas perempuan
berkacamata tersebut.
Tanpa menunda
waktu setelah pembukaan, Kepala Dispus Surabaya langsung membacakan point-poin
yang tertera di selembar kertas yang terdiri dari tiga bagian secara umum. Pertama yaitu dasar Dispus meliputi;Dasar
Pelaksanaan, Tugas dan Fungsi Dispus, Visi Misi, Tujuan, dan sasaran Dispus. Kedua
yaitu program Dispus meliputi Program Perpustakaan, Program Kearsipan dan Kegiatan
kedua program tersebut.
Ketiga
merupakan aksi serta tindakan sesuai dari bagian sebelumnya. Di antara; Kegiatan
dan Sub Kegiatan Dispus Surabaya meliputi; Kegiatan pelaksanaan Tes Reading
Text Levelling (RTL), Kegiatan Pengembangan dan Minat Budaya Baca, Kegiatan
Pembinaan Pengelolaan Perpustakaan, Kegiatan Pengelolaan Layanan Baca, Kegiatan
Penyediaan, Pengelolahan Sarana dan Prasarana, Kegiatan Akses Literasi,
Kegiatan Layanan Informasi Kearsipan, Kegiatan Pembinaan Kearsipan, Kegiatan
Pendataan dan Penataan Sistem Kearsipan Daerah, Kegiatan Pengadaan Sarana
Penyimpanan, Pengelolaan, Pemeliharaan, dan Penyelamatan Kearsipan.
Setelah kurang
lebih 30 menit membacakan program, Wiwiek meminta kepada para peserta untuk
tidak hanya memberikan kritik tapi juga solusi setelahnya. “Saya harap dengan
adanya acara ini akan menghasilkan solusi dan masukan-masukan yang akan
membantu tugas Dispus Surabaya untuk masyarakat.” Jelasnya.
Para peserta
sangat antusias dan saling berebut untuk angkat suara pada forum ini. Beberapa
pertanyaan sangat menarik, beberapa lainya menjelaskan kondisi dan perkembangan
perpustakaan dibina masing-masing peserta. Sejahrawan Surabaya, Nanang Purwono
memberikan banyak masukan yang menarik, “Badan Arsip harusnya tidak hanya
memberikan pelayanan info, tapi akan lebih baik bila ada penjemputan dan kerja
lapangan ke info butuh diarsipkan,” terang lelaki berkaus merah tersebut.
Penulis buku “Melacak Jejak Tembok Kota Soerabaia” ini juga menambahkan
pentingnya untuk merekam jejak kejadian di
Kota Surabaya. “Sebentar tapi berkala, agar nantinya anak cucu kita mengetahui
sejarah kotanya dari kita, bukan dari orang lain,” imbuhnya lagi.
Kepala Dispus mengakui
kegiatan kearsipan sangat kurang di Surabaya. “Organisasi Perangkat Daerah
(OPD) yang berani mengarsip dokumen dan data-data hanya 133 dari total 226
OPD,” jelas perempuan berjilbab cokelat itu. Hal ini menunjukkan kurangnya
pengarsipan di Surabaya.
Selain itu
tugas besar Dispus Surabaya meratakan pembagian buku ke seluruh KWB yang
membutuhkan. “Saat ini kami telah mencatat adanya 361 Taman Baca Masyarakat
(TBM) yang ada di tingkat RW dan 1430 layanan TBM, dan saya yakin akan terus
bertambah, untuk pemerataan buku tidak dimungkinkan mengingat banyak jumlah TBM
yang ada,” ungkapnya.
Pertanyaan berakhir
di sesi ke empat, dengan total 12 penanya. Pokok poin yang dihasilkan dari
pertemuan itu, dalam kearsipan perlunya perekaman kejadian atas aktifitas yang
sedang berlangsung, melengkapi database pusat pencarian arsip, diadakannya
wisata arsip, dan terakhir adanya E-Arsip untuk tata kelola infentaris
kearsipan agar masyarakat lebih mudah mengakses. Dalam bidang perpustakaan
perlunya pengembangan kegiatan ayang di perpustakaan, pengembangan koleksi buku
dengan aplikasi, pengembangan minat baca di lingkup keluarga, pelibatan
masyarakat dalam mengelola perpustakaan dan menjalin komunikasi intesn badan
Perpustakaan Nasional (Barpernas).
*) Perwakilan
FLP Surabaya, Devisi Humas.
Post a Comment